Politica de prelucrare a datelor personale

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului https://fundatiastada.ro este Fundația STADA, cu sediul în Str. Dinu Vintilă nr. 11, etaj 11, biroul nr. 2, Sector 2, București, , înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor sub nr. 21/B/2024, reprezentată legal prin Mihai Fugarevici, în calitate de Președinte al Consiliului Director al Fundației.

Contact: contact@fundatiastada.ro

2. Cadrul legal

Prezenta Politică descrie modul în care Fundația colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal, în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR);
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR;
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal în sectorul comunicațiilor electronice;
• Ghidurile și orientările autorităților de reglementare în domeniul protecției datelor cu caracter personal de la nivel național și european;
• alte reglementări aplicabile din domeniul sanitar și al activității nonprofit.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

3.1. Evaluarea și aprobarea cazurilor sociale/medicale

Date prelucrate de la persoane care solicită/beneficiază de sprijin (date obținute direct de la beneficiar sau de la persoana care solicită sprijin prin completarea formularului „Trimite un caz”):

• date de identificare: nume, prenume;
• date de contact: telefon, e-mail, adresă de domiciliu;
• date privind starea de sănătate a beneficiarului (categorie specială de date, art. 9 GDPR): inclusiv, dar fără a se limita la diagnostic, documente medicale, spitalul unde este tratat;
• orice alte date furnizate voluntar în descrierea cazului sau în documentele atașate.

Scop: analiza cererilor de sprijin, luarea deciziilor privind acordarea de sprijin financiar beneficiarilor.

Temei: consimțământul persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. a) și art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR) și interesul legitim al Fundației (art. 6 alin (1) lit. f) GDPR).

3.2. Susținerea financiară a cauzelor caritabile de către Fundație

Fundația, pentru atingerea scopului său general, poate oferi susținere financiară persoanelor fizice și entităților eligibile, în scop umanitar/filantropic. Fundația va putea încheia mai multe tipuri de contracte/acte juridice: (i) contract de sponsorizare; (ii) contract de mecenat și (iii) contract de donație, inclusiv sub forma darului manual.

Scopul general al Fundației îl reprezintă susținerea persoanelor din cadrul comunității Fundației și a altor comunități locale din România, precum și realizarea, dezvoltarea și susținerea diferitelor proiecte în domeniul social și profesional, sănătate, incluziune socială și mediu.

Persoana vizată de această prelucrare este:

• beneficiarul (persoana fizică) și, dacă este cazul, persoana care reprezintă interesele acestuia în plan contractual (e.g. părinți, tutore, custode);
• reprezentantul legal al entității eligibile (e.g. ONG-uri, lăcașe de cult, orfelinate, spitale) care beneficiază de susținere financiară din partea Fundației.

  Datele cu caracter personal ale beneficiarului, sau ale reprezentantului legal/convențional, care sunt prelucrate de Fundație:

• date de identificare: nume, prenume;
• date de contact: telefon, e-mail, adresă de domiciliu;
• date privind starea de sănătate a beneficiarului (categorie specială de date, art. 9 GDPR): inclusiv, dar fără a se limita la diagnostic, documente medicale, spitalul unde este tratat;
• orice alte date furnizate voluntar în descrierea cazului sau în documentele atașate.

Scop: Încheierea contractului și menținerea relației cu beneficiarul.

Temei: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1), lit. b) GDPR).

3.3. Înscrierea voluntarilor

Persoanele vizate de această prelucrare sunt voluntarii care doresc să se implice prin susținerea Fundației în activitățile sale caritabile. Voluntarii furnizează următoarele date cu caracter personal în mod direct, prin intermediul formularului de voluntariat disponibil pe site-ul Fundației:

• nume, prenume, e-mail, oraș/localitate;
• arii de interes pentru implicare;
• orice informații suplimentare furnizate voluntar.

Scop: evaluarea disponibilității de implicare, contactarea voluntarilor, organizarea activităților, încheierea și executarea contractului de voluntariat.

Temei: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR), interesul legitim al Fundației de a selecta voluntarii (art. 6 alin (1), lit. f) GDPR).

3.4. Comunicare prin formularul de contact

Persoanele vizate care contactează Fundația utilizând formularul de contact furnizează următoarele date necesare pentru a da curs solicitării:

• nume, e-mail, telefon (opțional), conținutul mesajului.

Scop: gestionarea solicitărilor și oferirea de răspunsuri.

Temei: interesul legitim al Fundației (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

3.5. Primirea aporturilor financiare de către Fundație și formalitățile în fața autorităților publice

Persoanele fizice, sau entitățile cu sau fără personalitate juridică, care doresc să ajute și să susțină activitățile caritabile ale Fundației, prin: (i) redirecționarea impozitului pe profit, (ii) donații, inclusiv sub forma de dar manual, sau (iii) sponsorizări.

De asemenea, alte surse de venit ale Fundației pot fi reprezentate de: (i) legate, (ii) dobânzi şi dividende rezultate din plasarea sumelor disponibile și/sau dividende ale societăților înființate de Fundație; (iii) resurse obținute de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, după caz.

În realizarea acestor acțiuni, Fundația va prelucra următoarele date cu caracter personal de la persoanele vizate (persoane fizice și reprezentanți care sunt persoane fizice):

• nume, prenume, e-mail, CNP*, adresa*, funcție* ale persoanei fizice sau ale reprezentanților care sunt persoane fizice;
• date bancare pentru furnizorul de servicii de plată.

Scop: încasarea și evidența aporturilor financiare ale persoanelor fizice și ale entităților cu sau fără personalitate juridică, îndeplinirea obligațiilor în relația cu autoritățile, formalități notariale.

Temei: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

3.6. Statistici și îmbunătățirea site-ului

Persoane vizate de această prelucrare sunt utilizatorii care intră pe site-ul Fundației. Datele personale ce pot fi prelucrate sunt:

• adresa IP, preferințe, comportament de accesare a site-ului – care pot duce la identificarea persoanei vizate.

Temei: consimțământul (pentru cookies neesențiale) – art. 6 alin. (1), lit. a) GDPR.

Pentru mai multe detalii și informații suplimentare despre modul în care prelucrăm cookie-uri puteți accesa Politica privind cookie-urile disponibilă aici.

3.7. Obligații legale

În desfășurarea activității noastre, este posibil să prelucrăm datele obținute direct și indirect de la persoanele vizate în cadrul unor prelucrări impuse de legislația în vigoare (contabilă, fiscală, raportări către autorități).

Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

3.8. Alte scopuri

În general, în orice poziție vă aflați în calitate de persoană vizată:

Putem, de asemenea, să prelucrăm datele dumneavoastră pentru următoarele scopuri:

(i) Soluționarea cererilor dumneavoastră. Vom utiliza datele dumneavoastră pentru a răspunde eventualelor solicitări, cerințe, reclamații sau, oricăror altor întrebări pe care ni le adresați.

În acest caz, temeiul prelucrărilor va fi executarea contractului cu dumneavoastră (dacă există) (art. 6 alin (1), lit. b) GDPR) sau, după caz, interesul legitim (art. 6 alin (1), lit. f) GDPR) de a menține o bună relație cu persoanele interesate de activitatea noastră, permițându-ne să oferim răspunsuri la întrebările, reclamațiile sau solicitările dumneavoastră.

Vom folosi datele cu caracter personal pe care dumneavoastră le furnizați, respectiv în principal numele, prenumele dumneavoastră, datele dumneavoastră de contact (adresă de e-mail, număr de telefon) și informații cuprinse în cererea pe care ne-o transmiteți și în cadrul corespondenței.

(ii) Apărarea drepturilor și a intereselor noastre sau ale altor persoane. Este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale altor persoane, inclusiv realizarea de rapoarte sau analize, înaintea instanțelor de judecată, a executorilor judecătorești, a notarilor publici, a altor autorități publice, a tribunalelor arbitrale, a mediatorilor sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri (cum ar fi auditori ori experți sau specialiști) sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în acele dispute. În acest caz, de regulă, datele vor fi colectate direct de la dumneavoastră, de la entitățile enumerate mai sus sau, dacă va fi aplicabil, din surse publice.

În această situație, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, după caz, în temeiul îndeplinirii unor obligații legale care ne revin sau în temeiul intereselor noastre legitime (art. 6 alin (1), lit. f GDPR) de protejare a drepturilor și a intereselor noastre sau ale altor persoane.

(iii) Prevenirea fraudelor. Suntem interesați ca activitatea noastră să se desfășoare în condiții de legalitate. De aceea, putem prelucra datele pe care dumneavoastră ni le furnizați (cum ar fi prin transmiterea acestor date către consultanții noștri din diverse domenii – auditori, avocați etc.), ori prin consultarea acestor date.

În aceste cazuri, prelucrarea va fi justificată de interesele noastre legitime (art. 6 alin (1), lit. f GDPR) de a preveni fraudele și alte nelegalități în activitatea noastră ori, după caz, de obligațiile noastre legale de a asigura legalitatea operațiunilor noastre.

4. Destinatarii datelor

Încercăm să limităm accesul persoanelor din afara Fundației la datele dumneavoastră cu caracter personal. Cu toate acestea, în anumite cazuri este posibil să fie nevoie să divulgăm datele dumneavoastră, potrivit celor de mai jos.

Putem divulga datele dumneavoastră către alte companii sau persoane fizice, cum ar fi:

• persoane fizice sau juridice care acționează ca operatori de date sau ca persoane împuternicite pentru noi, cum ar fi furnizorul de servicii de arhivare și distrugerea de documente cu sediul în România, asiguratorii cu sediul în România, furnizorii de servicii de stocare de date cu sediul în UE, furnizorii de servicii și sisteme software cu sediul în UE, furnizorul de servicii de plată cu sediul în România, prestatori analize tehnice sau proiecte tehnice cu sediul în România, furnizorii de servici de utilități cu sediul în România, bănci cu sediul în România, furnizorul de servicii în domeniul resurselor umane cu sediul în România, agenții organizare eveniment sau furnizorii de servicii media (agenția) cu sediul în România;

Anumite date ale vizitatorilor site-ului sunt stocate la subîmputerniciții din tabelul de mai jos. Proiectul Supabase este în Frankfurt, Germania (UE). Lovable AB are sediul în Stockholm, Suedia, și este stabilită în Uniunea Europeană.

Subîmputernicit(ți) autorizat(ți)

Denumire legală	Locația centrului/centrelor de servicii	Servicii prestate	Date de contact
Lovable AB	Stockholm, Suedia (sediu). Societate stabilită în UE.	Găzduirea și publicarea site-ului.	dpo@lovable.dev
Supabase, Inc.	Frankfurt, Germania (UE).	Bază de date, stocare fișiere, autentificarea administratorilor.	https://supabase.com/privacy

• instanțe de judecată sau autorități sau instituții publice cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității Fundației sau relevante pentru activitatea noastră, cum ar fi Poliția Română, instanțele de judecată, ANSPDCP, ANAF, precum și executori judecătorești, notari publici, tribunale arbitrale, mediatori sau alte organisme publice sau private care soluționează dispute, avocați implicați în procedurile desfășurate sau, alte persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în disputele și procedurile noastre, pentru a respecta legile și reglementările aplicabile, pentru a răspunde unei citații sau unei alte solicitări legale de informații pe care le primim sau pentru a ne proteja în alt mod drepturile;
• consultanții noștri din diverse domenii de exemplu, auditori, experți, avocați, consultanți fiscali.

În aceste cazuri, vom divulga datele pentru motive legitime legate de activitatea noastră, cum ar fi asigurarea posibilității noastre de a asigura siguranța documentelor, degrevarea activității noastre, prevenirea fraudelor, constatarea, apărarea și exercitarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale unei alte persoane.

De asemenea, în anumite cazuri este posibil să avem o obligație legală de a divulga datele către autorități publice sau alte persoane fizice sau juridice.

În toate aceste cazuri ne vom asigura că destinatarii datelor cu caracter personal referitoare la dumneavoastră le prelucrează în condiții de securitate și confidențialitate, în conformitate cu scopul pentru care le-am transmis și cu respectarea drepturilor dumneavoastră.

5. Transferuri în afara SEE

Anumiți furnizori de servicii tehnice pot fi localizați în afara Spațiului Economic European. În aceste situații, transferurile se realizează pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a altor garanții adecvate prevăzute de GDPR.

6. Perioada de stocare

Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu politica noastră de stocare a datelor cu caracter personal, care atribuie o perioadă de stocare în funcție de scopul prelucrării și categoria de date prelucrate.

Perioadele respective sunt bazate pe prevederile legale (în special din domeniul protecției datelor cu caracter personal), având în vedere, de asemenea, obligațiile de stocare a unor anumite date/documente, termenele de prescripție aplicabile, practicile recomandate în materie și scopurile activității noastre.

Astfel, în contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru scopurile menționate mai sus, Fundația păstrează datele după cum urmează:

• Date privind cazurile evaluate/aprobate de Fundație: pe durata evaluării și/sau subsecvent aprobării cazului, și pe o perioadă ulterioară după acest moment, corespunzătoare cu termenele de prescripție legale pentru apărarea oricăror drepturi în instanță de către Fundație (de regulă, 3 ani);
• Datele din contractele/actele juridice prin care se oferă suport financiar de către Fundație pentru cazurile aprobate: până la momentul executării tuturor obligațiilor asumate și pe o perioadă ulterioară corespunzătoare cu termenele de păstrare a documentelor contabile impuse de lege – respectiv de la 5 la 10 ani;
• Date ale voluntarilor: pe durata implicării și susținerii cauzei Fundației pe o perioada ulterioară după acest moment, corespunzătoare cu termenele de prescripție legale pentru apărarea oricăror drepturi în instanță de către Fundație (de regula 3 ani);
• Date din formularul de contact: până la soluționarea cererii și pe o perioada ulterioară după acest moment, corespunzătoare cu termenele de prescripție legale pentru apărarea oricăror drepturi în instanță de către Fundație (de regula 3 ani);
• Datele din documentele justificative cu privire la aporturile financiare primite de Fundație: până la momentul executării tuturor obligațiilor asumate/ de la momentul depunerii declarației de redirecționare a impozitului pe profit și pe o perioadă ulterioară corespunzătoare cu termenele de păstrare a documentelor contabile impuse de lege – respectiv de la 5 la 10 ani.
• Date statistice și prelucrate în scop statistic: pe o perioadă de maximum 3 luni de la momentul colectării;
• Datele prelucrate pentru diverse formalități în legătură cu obligațiile de raportare ale Fundației: pe o perioadă corespunzătoare cu termenele legale impuse de la caz la caz și pe o perioada ulterioară după acest moment, corespunzătoare cu termenele de prescripție legale pentru apărarea oricăror drepturi în instanță de către Fundație (de regula 3 ani).

7. Drepturile persoanei vizate

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces la datele prelucrate. Aveți dreptul de a obţine accesul la datele privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau la copii ale acestora; aveți, de asemenea, dreptul de a obţine de la noi informații cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date;
• Dreptul la rectificarea datelor inexacte. Aveți dreptul de a obţine rectificarea inexactităţilor datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm;
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”). Aveți dreptul de a obţine de la noi ştergerea datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm, în cazul în care: (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal); (ii) temeiul prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal; (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea; (iv) datele au fost prelucrate ilegal; sau (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română;
• Dreptul la restricționarea prelucrării. Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm, în cazul în care: (i) considerați că datele prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dvs. în scopul menționat mai sus, însă dvs. aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă drepturile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
• Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a de a primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a obține transferul către un alt operator al datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm, în cazul în care prelucrarea are la bază consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și se realizează prin mijloace automate;
• Dreptul de opoziție. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor privitoare la dumneavoastră de către noi, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilare care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;
• Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare. În situaţiile în care prelucrăm datele privitoare la dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-ați acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor privitoare la dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere;
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro). Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi. În România, această autoritate este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). De asemenea, vă puteți adresa instanțelor de judecată.

Aceste drepturi pot fi exercitate prin cerere scrisă la contact@fundatiastada.ro sau la sediul Fundației. Vom răspunde în termen de cel mult o lună.

8. Prelucrări de date ce fac obiectul unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilare

În scopul evaluării cazului înainte de a fi aprobat, beneficiarul/persoana care completează formularul “Trimite un caz” sau reprezentantul legal al entității eligibile va trebui să ofere mai multe informații despre cazul ce se dorește a fi susținut. În acest context, informațiile obținute vor primi un scor în funcție de algoritmul de calcul pregătit de Fundație. Cu toate acestea, scorul pentru fiecare răspuns va face obiectul unei verificări de către reprezentanții Fundației, iar scorul nu va fi luat în considerare dacă nu este validat în prealabil. Astfel că Fundația nu realizează prelucrări de date ce fac obiectul unor decizii bazate exclusiv pe prelucrări automatizate. În măsura în care Fundația va realiza astfel de activități pe viitor, prezenta politică se va modifica corespunzător.

9. Securitatea datelor

Fundația aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor: acces restricționat pe bază de rol, autentificare securizată, criptare în tranzit (HTTPS), reguli de acces la baza de date (RLS), copii de siguranță și proceduri interne de gestionare a incidentelor.

10. Prelucrarea datelor minorilor

Anumite cazuri susținute pot viza minori. Datele acestora se prelucrează exclusiv cu acordul reprezentantului legal și cu respectarea principiilor legalității, minimizării și interesului superior al copilului.

11. Modificări ale politicii

Prezenta Politică poate fi actualizată periodic. Versiunea aplicabilă este cea publicată pe Site, împreună cu data ultimei actualizări.

12. Contact

Pentru orice întrebări sau exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la: contact@fundatiastada.ro.

13. Responsabilul cu protecția datelor (“DPO”)

Puteți adresa orice întrebare în legătură cu prezentul document, precum și orice informații suplimentare cu privire la care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate de Fundație, către DPO-ul Fundației, care poate fi contactat folosind următoarele detalii de contact: adrian.magda@gdprservicii.ro.